Les réunions sont un mal nécessaire au travail. Presque tout le monde participe à une réunion au moins une fois par semaine, sinon plus souvent. Même si les réunions peuvent parfois prendre du temps et être contre-productives, elles restent un moyen essentiel de partager des informations et de coordonner les efforts, car elles offrent un forum pour apprendre de nouvelles informations, entendre de nouvelles idées et prendre des décisions importantes. Le rapport de réunion, ou compte rendu, est un document crucial. Découvrez à quel point c’est crucial et pourquoi dans cet article.
Pourquoi est-il important d’avoir un rapport de réunion ?
Vous venez de terminer une réunion productive au cours de laquelle les problèmes ont été résolus et tout le monde est reparti avec une liste des prochaines étapes à suivre pour faire avancer le projet. Absolument parfait, si vous me demandez.Il est maintenant temps de passer à la rédaction d’un résumé de réunion, un outil essentiel pour consigner la discussion verbale sur papier.
Les nombreux objectifs d’un résumé de réunion sont les suivants :
- une réitération précise des conversations qui ont eu lieu ;
- mettre par écrit qui est responsable de quoi et comment les décisions sont prises ;
- établir des objectifs clairs;
- garder une trace des conversations passées;
- mettre à jour les présentateurs et ceux qui n’ont pas pu venir ;
- afin d’être prêt pour les réunions à venir sur le même sujet.
Le procès-verbal de la réunion sert simplement de lecture de fond. Sans embellissement ni omission, il doit fidèlement relater le déroulement de la réunion et les différentes décisions prises. Veuillez noter qu’il ne s’agit pas d’une copie textuelle de la conversation, mais plutôt d’un résumé des points clés et des décisions qui ont été prises. Il sera classé pour la postérité.Il doit être objectif et impersonnel, écrit sur un ton neutre sans inclure aucune opinion ou commentaire. Enfin, il doit être limpide, concis, bien structuré et facile à comprendre en un coup d’œil.
Combien de procédures distinctes existe-t-il pour rédiger un rapport de réunion ?
Voulez-vous apprendre à rédiger un rapport de synthèse de réunions qui impressionne vos collègues ? Suivez simplement ces étapes !
Prenez des notes tout au long de la réunion
Prendre des notes lors d’une réunion est indispensable si vous souhaitez rédiger un rapport précis par la suite. Vous pouvez gagner du temps et vous assurer de ne rien manquer en enregistrant la réunion sur votre téléphone (il existe des applications pour cela) ou un dictaphone. Vous devez toujours prendre des notes en même temps, car cela ne fera pas le travail pour vous. Prenez des notes sur l’ordinateur au lieu du papier pour une efficacité maximale.
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Un démarrage précoce est toujours préférable
Vous devriez idéalement rédiger le procès-verbal de la réunion juste après la fin de la réunion, lorsque les événements sont encore frais dans votre esprit. N’hésitez pas à contacter un autre participant pour obtenir des éclaircissements si vous en avez besoin.
Faire un modèle de référence
Afin d’économiser du temps et des efforts, vous pouvez créer un modèle d’ordre du jour de réunion à utiliser pour toutes vos réunions futures. De cette façon, la prise de notes sera plus facile, vous gagnerez du temps lors de l’édition et toutes les personnes impliquées, surtout s’il s’agit d’une réunion régulière, seront habituées à la structure du rapport.
Si vous connaissez la date et le lieu de la réunion, l’ordre du jour de la journée, les participants, etc., vous pouvez utiliser ces informations pour commencer à remplir votre plan. Prenez des notes dans votre carnet ou sur votre téléphone tout au long de la réunion.
Les mentions obligatoires
Certains détails cruciaux doivent être inclus dans votre rapport de réunion, tels que :
- le nom de l’entreprise ;
- l’heure et le lieu de la réunion ;
- la liste des participants et leurs rôles désignés, ainsi qu’un dossier indiquant qui était absent et pourquoi ils ont été excusés ;
- horaire quotidien actuel;
- l’éventail des sujets couverts;
- les tâches qui ont été commencées et terminées, ainsi que tous les faits clés discutés lors de la réunion, ainsi que toutes les décisions qui ont été prises ;
- qui sont l’éditeur ou les éditeurs ;
- quand aura lieu la prochaine réunion.
Structurez votre compte rendu
Un rapport financier bien rédigé doit être simple. Dans un article bien écrit, les données et les connaissances dont le lecteur a besoin doivent être facilement accessibles.
Il devrait idéalement être divisé en trois parties :
- une brève introduction détaillant l’objet et les principaux points de la réunion ;
- le processus de développement : réétudie chaque étape dans l’ordre. N’ayez pas peur de diviser les choses en utilisant des titres, des paragraphes, des virgules, etc.
- un résumé des résultats de la réunion, y compris les décisions prises, les prochaines étapes à suivre, qui en est responsable, quand elles sont dues, etc.
Relisez-vous
Que voulez-vous dire par votre déclaration de revenus complète? Ne sautez pas l’étape de la relecture, qui est cruciale pour vous assurer que vous n’avez rien manqué et que votre rapport final a du sens. Si vous voulez être sûr que personne ne se méprenne sur quoi que ce soit ou que quelque chose est omis, demandez à quelques personnes de parcourir votre travail avant de l’envoyer. Vous devez également vous assurer qu’il est rédigé dans un français correct et sans erreur.
Veuillez fournir le décompte final dès que possible
Idéalement, toutes les personnes impliquées devraient recevoir votre rapport au plus tard quelques jours après la réunion. Les participants ont vraiment besoin d’avoir cela avant leur prochaine réunion. Envoyez-le à tous ceux qui ont été invités à la réunion, même ceux qui n’ont pas pu venir ou qui ont été excusés, afin qu’ils sachent ce qu’ils ont manqué et quelle suite, le cas échéant, est attendue d’eux.